Consent to data processing by a&o Hostels GmbH & Co. KG
Privacy policy for our applicant platform
The protection and security of your data is an important concern for us, a&o Hostels GmbH & Co. KG, which we take into account in all our business processes. In this data protection declaration, we would therefore like to provide you with an overview of the data protection-relevant aspects of our application procedure.
1. Whom can I contact?
Responsible for processing your personal data when you visit this website within the meaning of the European Union General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) (GDPR) is
a&o hostels Marketing GmbH
Adalbertstr. 50, 10179 Berlin
Phone: +49 (0) 30 80 94 7 - 51 32
If you have any questions about data protection in connection with our career page or the use of our website, you can also contact our data protection officer at any time. He can be contacted at the above postal address and at the e-mail address privacy@aohostels.com.
2. What sources and data does a&o Hostels use?
We process the following categories of personal data that you provide directly as part of your application:
- Identification and contact details (e.g. name, title, address [optional], telephone number [optional], email address)
- Account data (e.g. your login credentials for the applicant portal)
- Application documents (e.g. CV, cover letter, references, certificates, earliest possible start date)
- Metadata (e.g. IP address, date and time of application submission)
- Special categories of personal data (e.g. information about disability status or marital status), only if voluntarily disclosed by you.
We do not require or request special categories of personal data. If you voluntarily provide such information, we will process it only where necessary to fulfill legal obligations (e.g. under social security or equal opportunity law).
3. For what purposes and on what legal basis are the data processed?
3.1. To fulfil contractual obligations
The processing of personal data (Art. 4 no. 2 GDPR) is subject to a decision regarding the possible future establishment of an employment relationship, taking into account Art. 88 GDPR and § 26 German Federal Data Protection Act (BDSG).
The purpose of the processing depends primarily on the requirements of the possible establishment of an employment relationship (selection, qualification, selected position, etc.).
When your data is transferred, it is automatically encrypted. The application process generally serves to initiate an employment relationship and thus constitutes a “pre-contractual measure.” The processing of application data can therefore be justified under Article 6(1)(b) GDPR.
The precautions for data security correspond to the current state of the art.
3.2. As part of the weighing of interests
If necessary, we also process your data to safeguard our legitimate interest or the legitimate interests of third parties. For example Statistical documentation in anonymous form. To uncover criminal offences, your personal data may only be processed if actual evidence to be documented substantiates the suspicion that you have committed a criminal offence within the scope of the application, that the processing is necessary for uncovering and that your legitimate interest in the exclusion of the processing does not predominate, in particular that its nature and extent are not disproportionate with regard to the cause.
3.3. Based on your consent
If you voluntarily consent to your data being stored beyond the application process (e.g. for inclusion in our Talent Pool), we will retain your application for a period of up to 12 months after the process ends, so we can consider you for future job openings.
You can withdraw your consent at any time with effect for the future. Any processing carried out before the withdrawal remains lawful.
3.4. Due to legal requirements
As a company, we are also subject to various legal obligations. In the context of recruitment, these may include:
- Compliance with retention and documentation obligations under the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO)
- Equal treatment obligations under the General Equal Treatment Act (AGG)
- Obligations under the German Social Code (SGB) regarding the consideration of candidates with disabilities
The processing of your data for these purposes is based on Art. 6(1)(c) GDPR.
4. Who receives my data?
If you have applied for a specific position, your data will only be made available to internal staff involved in the application process, specifically Human Resources personnel, hiring managers of the relevant departments and executive management (only if necessary for decision-making).
In addition, we work with external service providers (processors under Art. 28 GDPR), particularly for the technical provision of the applicant platform. These include the company Teamtailor AB, Östgötagatan 16, 11621 Stockholm, Sweden, registered with the Swedish Companies Registration Office under company number 556936-666 (“Teamtailor”), that operates the applicant management system for a&o Hostels GmbH & Co. KG, and subprocessors used by Teamtailor for hosting, analytics, or communication services (details available upon request).
Your data will only be shared with other third parties if you have given explicit consent or if we are legally required to do so.
5. How long will my data be stored?
If necessary, we process and store your personal data for the duration of the application process.
Your application and the answers and information given during the application phase will be stored together with your name for six months after the end of the application process. The application process ends when we have sent you a rejection or promise of the position applied for. Your data will be deleted immediately after the expiry of the retention period. The results will then only be stored in anonymous form, e.g. for statistical analysis. Anonymisation is carried out in such a way that the data subject can no longer be identified by us or any third party, in accordance with Recital 26 GDPR. The statistical data record does not allow any conclusions to be drawn about your person.
6. Are data transferred to a third country or to an international organisation?
In some cases, personal data may be transferred to Teamtailor’s subprocessors or affiliated entities located in countries outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA).
Such transfers only take place if:
- there is a European Commission adequacy decision in place for the recipient country in accordance with Art. 45 GDPR (e.g., for the United States under the EU-U.S. Data Privacy Framework or for the United Kingdom), or
- we have concluded Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR with the data recipients, which obligate them to maintain a level of data protection equivalent to that provided under the GDPR.
In addition, appropriate technical and organizational safeguards are implemented to protect personal data during and after such transfers.
If you would like to receive more information about the specific third countries involved, the safeguards in place for such transfers, or obtain a copy of the applicable SCCs, you can contact us at any time using the contact details provided in section 1.
7. What data protection rights do I have?
Every data subject has the right to information on the processing of his or her personal data, the right to correction, the right to deletion, the right to limitation of processing, the right to object to processing and the right to data transfer within the framework of the statutory provisions. In addition, there is a right of appeal to the competent data protection supervisory authority.
The right of objection may arise from your particular situation. You may object at any time to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of data processing based on a weighing of interests (see section 3.2.). If we do not find any compelling reasons outweighing your objection, we will cease processing. You have the right to revoke your consent (see section 3.3.) at any time. The consequence of this is that we will no longer continue the data processing based on this consent in the future.
The revocation of the consent does not affect the legality of the processing carried out on the basis of the consent up to the revocation. Please inform us informally about the assertion of your rights: privacy@aohostels.com.
8. Am I obliged to provide data?
As part of your application, you only have to provide the personal data required for the application process. Without this data, we will generally not be able to carry out the application process. Should you send us your applicant data by e-mail, we reserve the right to record them in our applicant management system for reasons of efficient processing of the applications we receive.
9. To what extent is there automated decision-making in individual cases?
We do not use automated processing to make a decision about the establishment and execution of your employment relationship. For the pre-selection of applicants for internships and working student jobs in our company, we automatically check the basic requirements (existence of a matriculation certificate, residence and work permit for EU foreigners, duration of studies, average grade, duration of internship). The result of the automated check can be changed by the recruiter in charge.
10. To what extent is my data used for profile formation (scoring)?
Your data will not be used for profiling or scoring as part of the application process.
11. Handling log files and cookies
Detailed information on log files and cookies can be found on our website https://www.aohostels.com/en/website-privacy-statement/.
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Einwilligung zur Datenverarbeitung durch die a&o Hostels GmbH & Co. KG
Datenschutzerklärung für unsere Bewerberplattform
Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten sind für uns, die a&o Hostels GmbH & Co. KG, ein wichtiges Anliegen, das wir in allen unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen daher einen Überblick über die datenschutzrelevanten Aspekte unseres Bewerbungsverfahrens geben.
1. An wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (Verordnung (EU) 2016/679) (DSGVO) ist
a&o hostels Marketing GmbH
Adalbertstr. 50, 10179 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 80 94 7 - 51 32
Bei Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserer Karriereseite oder der Nutzung unserer Website können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist unter der oben genannten Postanschrift und unter der E-Mail-Adresse datenschutz@aohostels.com erreichbar.
2. Welche Quellen und Daten nutzt a&o Hostels?
Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung direkt zur Verfügung stellen:
- Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, Anrede, Adresse [optional], Telefonnummer [optional], E-Mail-Adresse)
- Kontodaten (z. B. Ihre Anmeldedaten für das Bewerberportal)
- Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Referenzen, frühestmöglicher Eintrittstermin)
- Metadaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Bewerbungseinreichung)
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zum Behindertenstatus oder Familienstand), sofern diese von Ihnen freiwillig angegeben werden.
Wir verlangen oder fordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten an. Wenn Sie solche Informationen freiwillig angeben, verarbeiten wir diese nur, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. nach dem Sozialversicherungs- oder Gleichstellungsrecht) erforderlich ist.
3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
3.1. Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt im Hinblick auf eine mögliche künftige Begründung eines Arbeitsverhältnisses unter Berücksichtigung von Art. 88 DSGVO und § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Der Zweck der Verarbeitung hängt in erster Linie von den Anforderungen der möglichen Begründung eines Arbeitsverhältnisses ab (Auswahl, Qualifikation, ausgewählte Position usw.).
Bei der Übermittlung Ihrer Daten erfolgt eine automatische Verschlüsselung. Das Bewerbungsverfahren dient in der Regel der Begründung eines Arbeitsverhältnisses und stellt somit eine „vorvertragliche Maßnahme” dar. Die Verarbeitung von Bewerbungsdaten kann daher gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO gerechtfertigt werden.
Die Vorkehrungen zur Datensicherheit entsprechen dem aktuellen Stand der Technik.
3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter. Beispiel: Statistische Dokumentation in anonymisierter Form. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeitet werden, wenn tatsächliche, zu dokumentierende Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Rahmen der Bewerbung eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr berechtigtes Interesse am Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere dass Art und Umfang der Verarbeitung im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.
3.3. Auf Grundlage Ihrer Einwilligung
Wenn Sie freiwillig zustimmen, dass Ihre Daten über den Bewerbungsprozess hinaus gespeichert werden (z. B. zur Aufnahme in unseren Talentpool), bewahren wir Ihre Bewerbung für einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten nach Abschluss des Prozesses auf, damit wir Sie für zukünftige Stellenangebote berücksichtigen können.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften
Als Unternehmen unterliegen wir auch verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen. Im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung können dies unter anderem sein:
- • Einhaltung von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO)
- • Gleichbehandlungsverpflichtungen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- • Verpflichtungen nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) zur Berücksichtigung von Bewerbern mit Behinderungen
Die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
4. Wer erhält meine Daten?
Wenn Sie sich auf eine bestimmte Stelle beworben haben, werden Ihre Daten nur den internen Mitarbeitern zugänglich gemacht, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, insbesondere den Mitarbeitern der Personalabteilung, den Einstellungsmanagern der entsprechenden Abteilungen und der Geschäftsleitung (nur wenn dies für die Entscheidungsfindung erforderlich ist).
Darüber hinaus arbeiten wir mit externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 DSGVO) zusammen, insbesondere für die technische Bereitstellung der Bewerberplattform. Dazu gehören das Unternehmen Teamtailor AB, Östgötagatan 16, 11621 Stockholm, Schweden, eingetragen im schwedischen Handelsregister unter der Firmennummer 556936-666 („Teamtailor“), das das Bewerbermanagementsystem für die a&o Hostels GmbH & Co. KG betreibt, sowie Unterauftragsverarbeiter, die von Teamtailor für Hosting-, Analyse- oder Kommunikationsdienste eingesetzt werden (Details auf Anfrage erhältlich).
Ihre Daten werden nur dann an andere Dritte weitergegeben, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf für die Dauer des Bewerbungsverfahrens.
Ihre Bewerbung und die während der Bewerbungsphase gegebenen Antworten und Informationen werden zusammen mit Ihrem Namen für sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Das Bewerbungsverfahren endet, wenn wir Ihnen eine Ablehnung oder Zusage für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, zugesandt haben. Ihre Daten werden unmittelbar nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Die Ergebnisse werden dann nur noch in anonymisierter Form gespeichert, z. B. für statistische Auswertungen. Die Anonymisierung erfolgt in der Weise, dass die betroffene Person weder von uns noch von Dritten identifiziert werden kann, gemäß Erwägungsgrund 26 DSGVO. Der statistische Datensatz lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu.
6. Werden Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
In einigen Fällen können personenbezogene Daten an Unterauftragsverarbeiter oder verbundene Unternehmen von Teamtailor in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden.
Solche Übermittlungen finden nur statt, wenn:
- für das Empfängerland eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO vorliegt (z. B. für die Vereinigten Staaten im Rahmen des EU-US-Datenschutzrahmens oder für das Vereinigte Königreich) oder
- wir mit den Datenempfängern von der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs) abgeschlossen haben, die sie verpflichten, ein Datenschutzniveau zu gewährleisten, das dem der DSGVO entspricht.
Darüber hinaus werden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um personenbezogene Daten während und nach solchen Übermittlungen zu schützen.
Wenn Sie weitere Informationen über die betroffenen Drittländer, die für solche Übermittlungen geltenden Schutzmaßnahmen oder eine Kopie der geltenden SCCs erhalten möchten, können Sie sich jederzeit unter den in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Das Widerspruchsrecht kann sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einlegen, die auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt (siehe Abschnitt 3.2.). Wenn wir keine zwingenden Gründe finden, die Ihren Widerspruch überwiegen, werden wir die Verarbeitung einstellen. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung (siehe Abschnitt 3.3.) jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung in Zukunft nicht mehr fortsetzen werden.
Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf der Grundlage der Einwilligung erfolgten Verarbeitung. Bitte informieren Sie uns formlos über die Geltendmachung Ihrer Rechte: datenschutz@aohostels.com.
8. Bin ich zur Angabe von Daten verpflichtet?
Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten angeben. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren in der Regel nicht durchführen. Sollten Sie uns Ihre Bewerberdaten per E-Mail zusenden, behalten wir uns vor, diese aus Gründen der effizienten Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen in unserem Bewerbermanagementsystem zu erfassen.
9. Inwieweit findet im Einzelfall eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?
Wir verwenden keine automatisierte Verarbeitung, um eine Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihres Arbeitsverhältnisses zu treffen. Für die Vorauswahl von Bewerbern für Praktika und Werkstudentenstellen in unserem Unternehmen überprüfen wir automatisch die Grundvoraussetzungen (Vorliegen einer Immatrikulationsbescheinigung, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für EU-Ausländer, Studiendauer, Durchschnittsnote, Praktikumsdauer). Das Ergebnis der automatisierten Prüfung kann vom zuständigen Personalverantwortlichen geändert werden.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilerstellung (Scoring) verwendet?
Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht für die Profilerstellung oder das Scoring verwendet.
11. Umgang mit Logfiles und Cookies
Ausführliche Informationen zu Logfiles und Cookies finden Sie auf unserer Website https://www.aohostels.com/de/datenschutz/.
